如果附件和正文不能装订在一起，则应将文件编号排列在附件左上角第一行的顶部方框中，并在后面标记“附件”字样和附件序号。附件的序号和标题应与附件的说明一致，附件的格式与正文的格式相同，文件编号标记在水平线的右下角和文件标题的上方，因为一般来说，如果官方文件有附件。格式附件属于公文正文的补充说明材料，部分隐藏注释属于公开内容，一般在公文表面标注。
附件的标题排列在版本第三行的中间。对于发文机关添加“文件”前缀的文件，文件编号一般标注在前缀下方，水平线上方居中；只有当文件由发布机关首次撰写时，政府信息公开的正式文件才应在注释中注明公开属性。行政公文的附件是正文的一部分，也具有功能和作用。注释只解释说明性词语，没有功能效果。报告的官方文件，
公文的注释或说明一般通过公文正文中句子内部或外部的括号来解决，使用注释时应注意这一点。这句话的意思是不需要标记通知的附件，即不出现“附件:×××（转发的文档）”字样，联合行文还应注明联合签发机关的签发人。发布、转发、打印和分发文档，并常用通知语言。
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