各部门工作人员根据红头文件要求起草红头文件初稿（附件一），填写文件并签字（附件二），提交部门部长审核签字；分发部门的成员将红头文件的初稿和签署的签名交给办公室成员，办公室成员将完成正式的红头文件。如果套红印称为红头文件，红头文件的正式格式如下:红头文件的字体和字号一般采用国标GB/T。
附件在正式文档中的位置在日期之前；不同官方文件中附件的位置是相同的，信件和通知也是如此。“红头文件”不是一个法律术语。排列单词“附件”时，文本底部有一个空行，后跟一个全角冒号和附件的名称（即附件的格式为附件:×××）。如果它是用黑色打印的，它被称为白首文件。附件的内容应放在书写日期之后正式文件版本之前的新页面上。
发文机关标识:位于公文眉心上方，关于公文的公文是法定机关和组织在公务活动中按照特定的样式使用的公文。如果有多个附件，则由签发机构的全名或标准化缩写加上“文件”一词组成，如“中华人民共和国国务院文件”或“国务院文件”。红头文件通常使用宋体或黑体，格式字号为小四五号，正文下面有一个空行，左边的空白字表示“附件:XXXXXXXX（附件的标题）”，末尾没有标点符号。
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