作为官方文件中唯一的平行语言，信函有着广泛的应用。然而，官方文件中的信件超出了普通信件的范围，使用范围更广，例如，国务院文件的前缀为“国务院文件”，而信函文件的前缀应为“中华人民共和国国务院”，按照公文的行文方向，公文可以分为上写、下笔和下笔:是指下级机关向其上级机关和上级业务部门报送的公文。
注意批准函和请示的区别。国务院办公厅《关于贯彻执行公文处理办法若干具体问题的意见》强调，“公函作为主要语种之一，与其他主要语种具有同等法律效力，这是由发文机关的职权决定的。识别不同信函类公文的发文机关名称无需缩写。信件是指非附属机关之间的工作、询问和答复；向有关主管部门申请批准和批复审批事项的行政文件。
“武文线”下的格式和文字因发文机关名称而异，国家机关公文一般不使用“字”。而且是比较重要的事项，在“通知”、“意见”、“办法”等语言中常作为词语的替代品；如果每年发布中央一号文件，则将使用“钟发【*】”作为文件编号。信的介绍信是一种尊重的表达，这封信是专门为传达消息而写的。信是平行公文，但除了平行书写外，还可以向上或向下书写。
信函是一种广义的信件，是传递和交流信息的常用书面形式。此外，上级机关有时可以使用信函对原始文件进行细微的补充或更正，该函的概念函适用于非附属机关之间的谈判工作、询问和回答问题、请求批准和答复批准等事项。书信的特点主要包括以下几个方面:一是在书写方向上，书信以平行为主，即用于互不隶属的机关之间，包括平行机关之间。
