并非所有正式文件都需要编号。条例规定:“机密公文应当标明编号，机密公文上应标明的内容包括:密级、保密期限和知悉范围，机密公文应当根据密级标明“绝密”、“秘密”、“秘密”和保密期限，首先，密级是指公文的保密程度。官方文件的保密级别和期限，绝密是最高秘密级别，涉及国家核心机密。
处理机密公文的要求如下:专人专管，严格管理。根据《国家秘密法》，密级通常分为绝密、秘密、秘密三级。编制文号的目的是掌握公文的印刷份数、分发范围和对象。党政机关的公文应由文秘部门或专人管理。保密的分类和期限。设立党委（党组）的处级以上单位应当设立保密室、保密阅览室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的保密设施设备。
公文打印分数的序号。公文送达和处理的时限要求。总结式不需要回复，只要不写结尾或写“我特此报告”即可。一般不需要写“有错请指正”。公文一般由文号、保密期限、国内密级、发文机关文号、发文、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关签名、日期、印章、备注、附件、抄送机关和发文机关组成。
报告中可以有一个总结陈述，但应该有观点支持。公文一般由密级和期限、正文、签发机关标识、附件说明、文号、签发人、抄送机关、紧急程度、印章、标题、发送机关、备注、成文日期、附件、主题词、签发机关和日期组成，当文件需要拿回保管或销毁时，您可以通过比较副本编号来了解文件是否丢失或遗失。
