收据管理是管理本单位收到的正式文件的过程。应对收到的正式文件进行初步审查，公文管理的菜单包括三个主菜单:签发管理、接收管理和基础设置，打印份数有利于秘密公文的管理和使用，公文的主要信息和办理情况应详细记录，严格执行公文限时办结制度，强化公文办理各环节责任落实，杜绝因积压、停滞、推诿造成公文办理缓慢、停滞。
处理后的文件应及时收回并妥善保管。机密级别较高的公文应打印副本号。零件号应标在正式文件主页的左上角。在使用公文管理系统之前，需要进行一些配置:参数设置，此菜单无需设置。每月初检查重要事项办理结果，整理下发重要事项督办通知并跟进。作为OA行业的工作流管理专家，华天动力的工作流设计全面、使用快速灵活，能够满足企事业单位的不同应用需求。
基础设置，包括参数设置、主题管理、单据类型设置、接收权限设置和四个子菜单。领导阅文时的批示应及时报告办公室分管领导和相关部门领导或交办。需要归档的文件应按档案部门的要求按时整理、编目、归档。下图是华天电力OA系统中文档管理的界面。密级是公文的秘密等级。
份数是公文印刷份数的序号，三是提高运行文件各环节的执行力。（3）定期对档案进行鉴定，准确制作档案销毁清单，对已失去保存价值的档案进行登记，经人力资源部负责人审核并报公司领导批准后方可销毁，销毁时，需要两个或两个以上的人出席并在销毁清单上签字。初审的重点是:是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，语言和格式是否符合要求，是否协商了其他地区或部门职权范围内的事项。
