公文签发功能是公文生效的标志。签发人仅用于报告正式文件，即只有上行文件才标有签发人，且签发人应标在文件编号的右侧，签发人是最终审核签发机关签发的公文的领导的名称，其作用是对公文的签发和内容负责，“发行人”是文件的形式，文件一旦由主要签署人“签发”，就意味着该文件具有法律效力。
“签发人”的标注应考虑公文与公文语言的关系，其标注只能以特定的公文语言进行。签发人是指上述文件，即报送上级机关的正式文件，并有签发机关负责人的签名。如信件、通知等并列文本及以下文本不需要签发人。不同类型的公文:公文语言决定了公文之间的关系和公文首页应采用的布局样式。
标记位置不同:共同书写时，“签发人”一词应与第一个签发人的名称在同一行。根据规定，发行人的名称应标在上部文字上，如果只有一个发证机构，应由该机构的负责人签署；联合行文的情况下，各单位负责人要签上名字，这叫会签。其中一个元素是上行链路中文本格式的基本元素之一，四个选项中的正式文件中，只有“请示”是上部文本。
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