新的国家行政机关公文格式（以下简称“公文格式”）将公文分为前缀、主题和版本。请参考《国家行政机关公文格式》全文准备公文:国家行政机关公文格式，国务院办公厅秘书处二局，原件加盖公章，抄送的目的是让抄送方关注和支持，（行政公文的编号由《行政公文管理办法》规定，公文涉及的相关内容。
主送是指主要接收公文的单位和个人；抄送是指除主送单位以外的发文单位，多为上级单位或无隶属关系的上级单位；抄送的性质与抄报相同，是指除主送单位以外的发行单位，多为同行单位和下属单位。除了公告、会议纪要和其他没有指定主送机关的文件外，一般都有主送机关，这取决于你想让谁阅读正式文件。
注:“抄报”在现行官方文件中很少使用。位于正式文件首页红色反转线上方。范围本范围规定了国家行政机关公文中各种要素的常用纸张要求、印刷要求、排列方式和识别规则。公文一般由文号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、签发机关签名、行文日期、印章、注释、附件、抄送机关、签发机关、签发日期和页码组成。
印章也称为文件的结尾，由主题词、抄送机关、打印机关和签发日期组成，整个印章部分排列在文件最后一页的底部。抄报:是指在本单位或本部门发文时，让文件涉及的上级部门或单位知晓文件内容，抄送机关要不要取决于你的想法。它是这样描述的:眉的第一部分-公文的第一部分，未编号的文件，转载（转发）的文件，电报等，不需要主题词，其余的应该去。
