公文处理包括公文准备、公文处理和公文管理三个环节。文档处理是指文档的准备、处理和管理等一系列相互关联、有序的工作，公文处理是指公文的撰写、传递和管理，是使公文形成并产生实际效果的一切活动，是机关实现管理职能的重要形式，因此，加强机关公文处理工作的集中统一管理十分必要。
我们可以这样理解公文的含义。公文的含义可以从四个方面来理解。公文是实现机关管理职能的工具和手段。适用性:程序性是公文处理活动的一个明显特征，公文的管理和归档是由一套应用的技术和方法组成的。公文的主体是国家机关和其他社会组织；公文的形成条件是行使职权和实施管理；公文是具有法律效力、文体规范的文件；公文是公务活动的重要工具。
传阅的文件由文件管理人员逐一发送和取走，而不是在阅读对象之间横向传输。公文是官方活动的产物和工具，由政府撰写。具体来说，就是由机关秘书长或办公厅、办公室主任统一领导、组织和安排公文处理工作。官方文件通常由数字组成。在官方文件中，什么是鼓励包含的，什么是支持反对的，什么是允许的和不允许的，无论是赞扬还是贬损，或不赞扬，或提倡或退出，或做或停止，都是非常清楚的。
公文的全称是Official document，是指行政机关在行政管理活动中产生的，以严格合法有效的程序和规范的格式制定的，具有传递信息和记录功能的载体。公文处理关系到机关职能的实现和机关效率的提高，公文处理程序一般是指公文的发送、接收、登记、分办、计划、承办、催办、办结、归档、存档和销毁，其中计划和催办是公文处理的关键环节。
