使用“签发人”一词也符合公文的规范和格式要求。在正式文件中，应在文件上标明签发人的姓名，签发人仅用于报告正式文件，即只有上行文件标有签发人，发行人标注常见错误:上述文字上未标注发行人名称，应标注签发人姓名的公文，签发人往往不规范:有的公文报告没有签发人；有的在联合上报公文时只注明主办部门负责人而不注明其他协办部门负责人；一些发行者被不规则地标记。
正式文件首页应标明签发人姓名的文字是向上的。规定:“发行人的名称应标在上部文字上，发行人应由‘发行人’一词加一个全角冒号和发行人名称组成，并在发行机关符号下两行的位置安排“右空格”一词。需要标注发行人及其名称的是请示，上图。发行人的名称应在上述条款中标明。发行人仅用于报告官方文件。因此，以下文字不能标有发行人名称。
签发人是最终审核签发机关签发的公文的领导的名称，其作用是对公文的签发和内容负责。在公文写作中，任何情况下都不需要签发人，签发人是指上述文件，即报送上级机关的正式文件，并有签发机关负责人的签名。在发行人的位置上，用“发行人”一词来表示，前缀部分一般由编号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、文号、签发人等要素组成。
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