档案文件目录使用的纸张大小为a，档案文件目录是指以整个宗族为单位编制的所有档案文件的列表。如果同一个全宗中有几套档案文件，只需报告其中一套的数量，归档文件应按分类方案和房号顺序编制，档案应逐一编目，对于发送和接收文档，必须是全文信息，从文档设计、修改和形成阶段开始，以便电子文档的格式可以与链接相匹配。
确保电子文件的归档质量，认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。归档文件目录应装订成册，并准备好封面。项目如包号、负责人、文件号、标题、日期、页码、备注等。（见图A，全称、年份、保存期限、机构（问题）等项目可按要求设置在归档文件目录的封面上（见图A，
文件档案整理的操作方法-当将通信和回复作为一个文件归档时，只对回复进行分类。验收档案盒（档案）移交时，档案管理部门应严格检查档案盒（档案）。其次，必须有完整和完整的电子文档来补充。移交目录后应附移交准备表，包括档案箱（档案）总数、移交人、接收人、移交时间等项目。
档案实体管理分为收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息的发展分为两个部分:信息加工和信息输出。信息处理包括编制目录，日期之类的东西真的很复杂。第一级分为档案实体管理和档案信息开发两个子系统，每个子系统又分为若干个子系统，另一份保存在文件盒或文件中。这些单位应该有一个规定，以便在今后的工作中更加规范和统一。
