公文写作一般不使用口语、方言或俗语。通用公文的语言要求,使用现代通用语言,准确性是公文写作的基本要求,准确是公文语言最基本的要求,要有强烈的文体意识和体裁意识,注意公文的写作格式和文体特点。公文写作对语言有几个要求,如准确、简洁、简洁和规范,公文使用叙述性、陈述性语言,力求准确、庄重;少用描述性和抒情性的语言。
行政公文的语言特点是:准确、清晰、简洁、庄重。在写作表达方面,要做到结构严谨、语言准确、行文规范。公文的语言表达要求:准确、简洁、朴素、庄重、生动。使用标准书面语言。结构、层次、语言尽量简单。在把事情和想法写清楚、明确、透彻的前提下,文字越简单越好。公文语言讲究准确、严肃、平实,以消极修辞为主,积极修辞为辅。
商务公文是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用于沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体。它是应用写作的重要组成部分,准确的语言意味着用词恰当,表达清晰透彻,事实和文字之间没有矛盾。注意使用通俗易懂、清晰得体的语言,避免堆砌华丽的辞藻,行政公文是传递政府信息的载体,首先要保证其中包含的信息准确无误。