红头文件的文号、标题和正文的格式应符合《党政机关公文格式国家标准》的规定:文号:在发文机关文号下排成两排，居中排列。“国家行政机关公文格式”的公文标题为红色，线下为空，（公文标题由发文机关、发文事由、公文类型三部分组成，称为公文标题的“三要素”，正文:这是公文的主体部分，它描述了公文的具体内容，是公文中最重要的部分。
公文的格式要求（简称三要素）:标题、正文和版本。官方文件是实用的，要根据它们行事，书写必须严格。写联名信时，要用小字体标注，用于正文，为公务员考试准备，公文标题的格式，或参考建议书。文件编号由签发机关的缩写、括号【】内的年份和文件的序列号组成；年份应标有全名。公文一般有相对固定的格式。写作时要把握特点，做到有序、自然、清晰、严谨。
写作规则包括但不限于:结构严谨。单个机关签发的文件加盖签发人签名章时，正文（或附件说明）下右边空白处两行四个字加盖签发人签名章，其他签发机关的签名依次向下排列，标题也可以写成:关于计划内容的语言名称。正文一般分为三个部分:开头、中间和结尾，标题一般写在中间，由语言的名称组成，即“提案”一词。
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