公文格式的要素分为标题、正文和印章，公文格式的本质要求（简称三要素）:标题、正文和印章。（公文标题由发文机关、发文事由和公文类型三部分组成，称为公文标题的“三要素”，公务员备考指南一、公文格式:公文分为三个部分:标题、主题和记录，行政公文格式的基本要素包括:确定公文中水平距离的长度单位。
正文:这是公文的主体部分，它描述了公文的具体内容，是公文中最重要的部分。并非所有正式文件都需要前六个要素。印章应放在公文的最后一页，印章的最后一个元素应放在最后一行。公文格式有十个必不可少的要素:发文机关身份、发文字号、标题、主送机关、正文、发文日期、公章、主题词、发文单位和发文时间，其他都不是必不可少的。
发文机关名称或标准化简称加上公文种类构成公文标题，用红色字体印在公文首页上部，以示庄重。首先要注意印章一定要在公文的最后一页，最后一个元素一定要在最后一行。公文全称Official document，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格合法有效的程序和规范格式制定的，具有传递信息和记录功能的载体。其次，需要注意的是，版次记录中有主题词、抄送、签发机关和签发日期三个要素，在这三个要素下各有一条与版心同宽的黑色反线。
文件编号。序言:公文首页红色分隔线以上的部分称为前缀。第一部分，发证机关。前缀有六个要素，即副本编号、保密级别和期限、紧急程度、签发机关标识、文件编号和签发人。版本记录部分的基本要素是主题词、抄送机关、印刷机关和印刷日期。版本记录部分:主要标识关键词、抄送机关、打印机关、打印时间。
主题:公文首页分隔线以下（不含）。包括编号、保密级别和期限、紧急程度、发布机构的标志、文件编号、发布者以及标题中的红色分隔符，例如，“国发【】×号”以粗体标记在盘子头部下方的中间或左下方。第三，要注意主题词的标注，版本中需要打印三条反线，分别位于主题词下、抄送机关下、打印机关下和打印日期下。
