正式书写时，发证机关的签名是加盖公章的，但不必写“加盖公章”字样。加盖公章的公文和红头文件需要加盖公章，并非所有的官方文件都需要盖章，公文中有签发机关签名的，应当加盖签发机关印章并与签名机关一致，联合发文的公文应当加盖所有联合发文机关的印章。单个机关制发的公文，会签处不签署制发机关的名称，只标注成文日期；印章应置于正文之上。
一般来说，写这三个字的时候，再版这个公文是没有公章的，但是为了让读者知道这里盖的是公章，所以加了一个备注。联合报送的公文应当加盖主办机关印章。带有特定发文机关标志的一般公文、电报可以不加盖印章。根据要求，县级以下的文件应加盖公章，这是基于县级以下的原始设备缺乏文件和生产不规范的事实。
单位发文时，印章的格式:成文日期以四个字排列在右边，签发机关的签名以成文日期为准排列在中心。官方文件、证书、信件等。在签字处盖章，除了签字处，合同还必须加盖骑缝章。公章的布局可分为单机构发文和联合发文两种:单机构发文时，发文日期为右空格四个字，公章上的弧线与最后一行文字之间的距离不超过一行（发文日期与文字之间的距离因公章大小而不同）。
县级以上的可以不盖，当然盖更好，尤其是政府文件。如果最后没有签名，可以在签名日期盖章，加盖时注意“骑岁遮月”，如上图所示，章下端通“并包全”。印章的左右位置为“骑年遮月”，使用任何单位的公章。盖企业名称，有的在抬头，有的在信笺，有的在公文末尾，需要。根据我国相关法律规定，公文一般由文号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关签章、成文日期、印章、备注、附件和抄送机关组成。
