公文的格式规范根据规范程度和发布程序以及行政约束力的强弱分为规范性公文和非规范性公文。有规范性的官方文件，中国的公文具有统一性的特点，其格式、种类、书写规则和处理方式在全国范围内是统一的，通常，根据中共中央办公厅、国务院办公厅发布的新国标GB-T，规范性公文的写作要求是:保持文件的高度一致性；保持文件的高度严谨性；维护文件的组织结构；保持文件的简洁；维护文件的稳定性；保持文件的连续性。
签发日期位于正式文件的末尾，签发机关的下方，并稍微向右错开。（2）公文的组成部分（要素）及其识别规则和具体格式，包括（1）公文格式的类型、特点和功能。（二）发证机关的标志可以由发证机关的全称或规范化简称加“文件”字样组成，也可以使用“文件”字样。公文格式的基本要求是公文必须注明签发日期，以表明公文何时生效。
（2）制定公文的组成部分（要素）及其识别规则和具体格式。它叫普法公文，即发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，与其他公文一样，及时处理，以保证公务活动的正常进行。投寄日期必须注明投寄日期的全名，以免日后检查时遇到困难。至于回复，要注意文笔的针对性和回复的清晰性。
上级机关向下级机关发出的指示、通知、通知等公文要求加前缀（1）公文首页红色分隔线以上的部分称为前缀。签发日期一般以领导签发的日期为准，前缀占整页时，一般只写一个主送机关，所有下级机关均为收件机关。其次，信件也有时效性的问题，尤其是回信要及时、迅速，:命令（令）、决定、公告、通告、通知、动议、报告、请示、答复、意见、信函和会议记录。
