文档发送和注册用户将整理后的文档注册到电子文档传输和交换系统中，并记录文档元素信息。公文的整理和归档，文档处理分为两部分:后期处理和回执处理，下发的文件通过矿内OA系统发布后，属于电子文件，不受时间和空间的限制，（公文电子化管理流程）OA系统以公文为主线，在灵活的流程配置下。版式电子文件和流式排版文件业务系统中使用的版式计算机文件格式应满足DA/T。
“公文”是国有企业的信息传递环节。主要完成相关公文要素的录入，并将SEP文件上传到服务器。相关部门和责任人负责文件处理的全过程，办公室文件可以根据领导的要求和具体情况进行催办，避免因意外原因造成公文积压。移动办公全面普及，信息共享更自由:目前组织可以直接使用手机手写批注文档，这符合传统的公文管理习惯，时间和工具限制更少，更智能。
跨组织、跨条线的文件只能人工传递，整个流转过程无法监督，有效性无法保证。机要公文应当通过机要交通、邮政机要通信、市机要文件交换站或者收发机关的机要收发信机传输，并通过符合国家保密规定的密码电报或者计算机信息系统传输。需要归档的文件及相关材料。也就是说，公文已经处理完毕。一方面，意味着发文登记、规划、审批、承办等收文程序的各个环节都已处理完毕，正式文件的实际执行效果已完全实现。另一方面，它是指文件的起草、咨询、审查、签发、印刷和打印等签发程序。
如果能做到这一点，无论计算机软件和硬件的水平如何发展，电子文件都可以自由转换和迁移。只有这样，才能真正实现电子档案长期保存的目标，接收文件的一般程序是:签署、启封、登记、计划、申请、批准、分发、承办、组织传阅、催促和处理已完成的正式文件。签发文件的一般程序是:起草、咨询、审查、签发、发放、登记和打印。
