因此，消极修辞应该是公文修辞的主要特征。一些表示时间和地点的介词在官方文件中经常使用，但在一般文章中很少使用，公文修辞的运用实际上是对字、词、句、段、篇的提炼和策划，精心调整语言，运用自然的色彩和精炼的语言表达意图是提高公文修辞水平的关键和出发点，否定修辞在公文中的应用主要表现在以下几个方面:精炼文字、缩短篇幅。
消极修辞与积极修辞相对应，是一种从更深更广的层面说话的修辞风格。常用对仗、排比、对比、重复等修辞手法，公文最基本的要求是把意思表达清楚。修辞上，被动技巧是主要手段，即较少夸张的修辞格（如比喻、类比、夸张、衬托等。).常用对偶、排比、对比、重复等修辞手法，形成整体与分散的结合。公文最基本的要求是表达准确，所以要惜墨如金。
一些介词，如目的、原因、依据、方式、对象、范围、时间和地点等，在公文中经常使用，但在一般文章中很少使用。它把整篇文章的写作过程看作是一个不断进行否定修辞的过程，收集和选择适当的词语，即提炼词语，采用适当的形式，并放置最合理的结构，即结构，介词结构经常被用来使表达更准确。准确锤炼词汇，其具体的语言特点是:大量使用专业术语、图表、符号和缩略语，不断吸收外来词和国际通用词，更多地使用结构良好的陈述句、复合句和关联词。
