官方文件的结尾应该是文本发展的自然结束，并使用特殊词语作为结论。申报报告为“特此报告”、“如上述报告有误，请予以说明”，结转报告为“如上述报告无问题，请转有关部门落实”，有些信不一定要结束，如果是备忘录，它可以像普通信件一样，结论:用“以上意见是否恰当，请注明”。“:”一般用在意见、规定、指示等正文的引言部分的末尾，，但是“:”在一些官方文件中使用不当。
公文请示往往以“否，请批示”和“否（否），请批准（批复）”结尾。期待结论，之后一般没有标点符号。当然，公文的结尾方式不仅限于上述十二种，信函的结尾词通常应根据询问、通知、协商或答复的事项来选择和使用，如“我特此询问（协商）”、“请立即答复”、“我特此告知”和“我特此答复”。
在回复中，结论“此回复”一般不加标点符号。在正式文件中，表达报告和指示要求的结束语应另起一行，留两个空格。成语一般有“如无，请指示”“特此请示，望复”“请批转上述请求”或“如无不妥，请转发各地区、各部门研究执行”。大部分是任免令（任免通知）、颁布令、简易程序规则、决定、决议、批准、公告等。以这种方式结束。
汇报情况后，用谦逊的语气附上一句“请知悉”，是个不错的结局。使用“现将相关情况报告如下”过渡到以下内容，对于报告类型的官方文件，经常使用“我特此报告”或“以上报告如有错误，请指正”。请求事项:明确请求事项，如请求材料的名称、规格和数量，以及请求资金的金额，如果你在邮件中向领导汇报，用“知道”更合适。
