附件的定义和作用:附件是公文正文的组成部分，其作用是对公文正文的内容进行补充和完善，为收件人提供一些不方便或不需要写在正文中的与公文正文有关的材料。转发或批准有关文件的通知中涉及的具体文件是整个文件的中心内容，是整个文件正文的有机组成部分，不能视为附件，注释和附件是对主文档的补充，但它们有很大的不同。
公文的附件是指附在正文之后的书面材料，也是一些公文的重要组成部分。附件在补充正文中起着更重要的作用，有时附件的内容甚至是官方文件的主要内容，也可能是补充主要部分的图表。公文有附件的，应当在正文之后、签发机关之前注明附件的名称和编号。附件格式是指随文件发出的相关文件的格式，是规范附件格式的规定。
并非所有正式文件都有附件，但通常根据需要用作文本的补充说明或参考资料。例如，在国家行政机关的公文格式中是这样描述的:如果公文有附件，不同的文件类型对附件格式有不同的要求，根据实际使用要求确定，如果官方文件中只有两个附件，则只标记它们的名称，而不标记序列号。如果有两个或两个以上的附件，则应在附件名称前标记序号，序号应使用阿拉伯数字，如:附件:（XXXXXX附件:（XXXXXX如果附件名称已写在正文中。
