为主题检索法的应用提供检索标记，为利用计算机等现代信息手段处理和管理公文和档案奠定基础。前缀是用来强调官方文件的所有权和权威性的标记，通常，它由作者的全名或标准化缩写后跟单词“document”组成，其作用是强调公文的主人，第四章公文结构第一节公文结构的含义和要求——公文结构的含义有了意见和材料后，公文就不能是文章了。如果观点和材料随意堆在一起，它们就不可能有固定的意义，材料也不会自动证明观点。
政策精神要简洁、鲜明、实事求是、合乎语法，不宜冗长杂乱。请示应该是一篇文章的事，而不是几篇文章的事。本文中的结构层次序数应准确掌握和使用。通常情况下，公文的三大组成部分是:标题（份数、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、文号、签发人和红色分隔符）；主要部分（标题、主送机关、正文、附件说明、签发机关名称和印章、成文日期和注释。
本文中的结构层次序数应准确掌握和使用。签发机构将其写在文本的右下角，也称为签名。发证机关一般应写全称。也可以加盖印章，不用发证机关书写。公文末尾年、月、日中间加盖公章，作为发文机关对公文的有效凭证。公文正文结构是指公文除公文格式外的核心部分（外部组织形式，即前缀、正文和尾部及其设置）。这部分的写作是公文写作的难点。、标题、标准文体:三个部分，即:发文机关的用语——用于重要而庄重的公务，文体灵活a。
常用的公文结构是怎样的?
公文最基本的写作组织结构:标题部分:文号、密级和期限、紧急程度、发文机关标识（发文机关全称公文）、文号（发文机关年号）、发文机关正文部分:标题（发文机关全称语种）、主送机关和正文。政策精神要简洁、鲜明、实事求是、合乎语法，不宜冗长杂乱。请示应该是一篇文章的事，而不是几篇文章的事。本文中的结构层次序数应准确掌握和使用。
公文一般由文号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、签发机关签名、行文日期、印章、注释、附件、抄送机关、签发机关、签发日期和页码组成。（1）份数。在公文段落中，逻辑混乱、条理不清、语义模糊的现象时有发生，其原因往往是思维和句子顺序不佳。它不仅扰乱了读者的线性思维，而且给读者轻松理解公文内容带来了困难，影响了公文主旨的明确表达。
前言-总计，要素:副本数量、保密级别和期限、紧急程度、签发机构标识、文件编号和签发人。其中，发证机关的标志和文件编号是必不可少的要素。主题-总计，要素:标题、主送机关、正文、附件说明、签发机关签名、成文日期、印章和注释。（正文:官方文件的第一页必须显示正文。一般安排在主送机关名称下方一行，每个自然段留“空”字，“回顶”字。本文结构层次的序数可以用“（1）““（“；一般来说，第一层是粗体字。
