发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号三部分组成。红头文件的编号一般放在公文标题下方，由发文单位简称、文种简称、发文年份和发文序号组成，对写作格式和文件编号有严格的规定，文件编号要按时间顺序递增，即每年第一个文件的编号为，公文的文化格式由国家统一规定；文件编号由某个单位根据其内部机构统一排序，分支机构没有编号权。
其中，文件通常是指第一份文件，如会议纪要、通知、决定等。给文件命名不会影响文件的实际内容和效力。将来，每个文档的编号都将被添加。序列号是文件的序列号。文件编号应包括三部分:年份、编号和序号。比如第一，一般是以文件形式编制的，也就是哪个部门主办的，只要是同一个文件形式，就要按顺序编号。
编制文号的方法如下:年份用阿拉伯数字标在“【】”中。一些文件将年份括在括号中，根据本标准的规定，将来应使用六角括号。发文类型:一般用代码或简称表示，如通知、决定、意见等。具体来说，以某市委的红头文件为例，其可能的编号形式为“某市委印发”。正文行:仿宋国标，
中华人民共和国法律《国家行政机关公文处理暂行办法》将行政机关的公文分为“命令（令）、指示、决定、决议、指令、通知、公告、通知、通报、报告、请示、答复、函件和会议纪要”。级别不同，文件头和签名也不同，文字环绕:自动环绕。根据实际情况和组织的规定，可以选择使用哪种方法进行编号。
