从狭义上讲，公文是指党政机关处理公务时使用的公文。“”是发行序列号，在我国，一般来说，公文是指公文的简称，属于应用文，“号”是指文号中的序号，如“国发”代表1997年国务院发布的5号文件，行政公文文号中字母与字母的区别:含义不同，所指不同。编号的作用是统计发文数量，便于公文管理和检索；引用官方文件时。
以书面形式向上级提交的文件一般用文字书写；在书写中，一般用于向下级或单位部门发送文件；在写作中，普通信函用于向同级单位发送文件。从广义上讲，公文是指党政机关、社会团体、企事业单位处理公务形成的书面材料。公文中的“主送机关”是指公文的主收机关，也称“上段和头”。利用县办公室写一封电报。含义不同:信:一般是无隶属关系的机关之间，很多情况下是转发；f:一般来说是给下属的。
公文可以分为广义和狭义两种。根据中共中央办公厅的规定，中国的官方文件是统一的，其格式、类型、书写规则和处理方式在全国范围内都是统一的，有三种情况:上写、平行写和下写。“抄送机关”是指主送机关以外需要执行或者知悉公文的其他机关，表达差异:以书面形式向上级提交的文件一般用文字书写。风格不一样，使用红头文件。
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