行政公文格式的基本要素包括:确定公文中水平距离的长度单位。公文写作的最后一个格式要素是签名，即公文的签发单位和日期，公文格式的要素分为标题、主题和注释，以及格式的上述四个要素（标题、发文对象和正文），公文全称Official document，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格合法有效的程序和规范格式制定的，具有传递信息和记录功能的载体。
公文格式有十个必不可少的要素:发文机关身份、发文字号、标题、主送机关、正文、发文日期、公章、主题词、发文单位和发文时间，其他都不是必不可少的。行政文件由三部分组成:正文、主题和版本。其中，发证机关的标志和文件编号是必不可少的要素。公文的书面格式《党政机关公文处理规定》第九条一般由文号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关签章、成文日期、印章、备注和附件组成。
发文单位和日期写在公文右下角，上为发文单位，下为发文日期，发文单位和日期上下对称。要素:标题、主送机关、正文、附件说明、签发机关签名、撰写日期、印章和注释。m）以上元素统称为眉毛；置于红色反线以下（不含）和主题词之间（不含）的所有元素统称为主语；主题词下面的元素统称为版本注释。
要素:份数、保密级别和期限、紧急程度、签发机构标识、文件编号和签发人。主题:公文首页分隔线以下（不含），适用于机密级或需要退档的公文。如有，应置于公文首页红色反线处（宽度与版心相同，即版注部分:主要标识关键词、抄送机关、打印机关、打印时间，序言:公文首页红色分隔线以上的部分称为前缀。
