它具有规范人们行为的作用。遵守这一原则有利于公文传递方向正确，行短有效，避免公文旅行，防止一些公文进入不必要的流转过程，抑制无价值公文的产生，如果有公文副本，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第四章的规定，公文的写作规则主要包括:第十三条写作应当确有必要，注重实用性。
规范性公文写作要求:保持公文的高度一致性；保持文件的高度严谨性；维护文件的组织结构；保持文件的简洁；维护文件的稳定性；保持文件的连续性。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的收发关系，其依据是机关的建制。公文格式、公文标题由发文机关规定。我国公文的标准格式，包括字体大小的具体要求，一般如下:公文一般是国内的，
规范性公文的结构和语言表达必须完整严谨。公文的格式一般包括:标题、主送机关、正文、附件、签发机关（或加盖公章）、签发时间、抄送单位、文号前缀、公文编号、密级、紧急程度、阅读范围等。规范性公文层次分明、顺序通顺、分类合理、主题突出、编排合理，只维持秩序。
书写格式的主要要求是:（1）发证机关标志:由发证机关全称或标准化简称后接“文件”组成。用于发布的正式文件的大小可以根据实际需要来确定，使用全名或标准化缩写。抄送是指除主送机关外，其他需要执行或知晓公文的机关，公文纸统一采用国际标准A，明确了约束的对象、程序和范围。第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得请示、报告。
