用于发布法律法规，转发上级机关、同级机关和不隶属于它们的机关的公文，批准下级机关的公文，要求下级机关处理某些事务。下级机关写给上级机关的信，“签发”可以同时发送给签发机关的同级单位和下属单位，而“签发”只能发送给签发机关管理权限内的下属单位，《国家行政机关公文处理办法》第二十条报送下级机关或者本系统的重要公文，应当同时抄送直接上级机关。
多级行文:为了加快公文的传递速度，下属同时给直属上级和上级领导写信，或者上级领导同时签发几级机关公文。行政公文的签发和分发的区别在于这种公文的发送级别不同。抄送机关是指需要了解公文内容，但不负责处理公文的机关。在制作这种格式的项目时，一般写为“复制”或“报告”给上级机关，并“复制”或“发送”给不隶属于同一机关的机关和下级机关。
抄送机关是指除主送机关以外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用公文的全称或者规范简称或者通用名。新的国家行政机关公文处理办法通常在公布日期下书写，将过去上级单位抄送和下级单位抄送的区别改为统一使用抄送。有争议、直接上下级无法解决的重大问题；询问只能由直接上级机关的上级答复的事项）——只能写在上位文中。
一些官方文件需要明确规定其发送和阅读范围。到目前为止，一些单位继续使用报纸复印，这不符合现行的行政机关公文处理规定，行政性和事务性的非机密公文，因此如果要向对方单位发送公文，建议使用“Zhi”。如:“（这一块是发给县级的）”，通知是一种广泛使用的官方文件。这种开场白正式、礼貌、庄重，可用于正式的纸质文件、电子邮件和其他形式。
