公文签发功能是公文生效的标志。“签发人”采用公文形式，所有公文均由本机关负责人批准签发，无论是上下级语言还是平行语言，无论是什么语言，任何公文都必须履行“签发”的相关程序和手续，签发人是指上述文件，即报送上级机关的正式文件，并有签发机关负责人的签名，公司的重大事项经总经理和执行董事签字批准后，方可按文件指示精神执行；文件签字批准前，必须标明编制人、审核人和批准人，否则不得签字批准；原则上，不允许其他人签收批准文件。因特殊原因无法签批的，应电话通知主审批人。
使用“签发人”一词也符合公文的规范和格式要求。在正式文件中，应在文件上标明签发人的姓名。“签发人”的标注应考虑公文与公文语言的关系，其标注只能以特定的公文语言进行。公文一经领导签字人“签署”，即意味着该公文具有法律效力。签发是起草公文过程中的一个必要程序。
标注发行人的常见错误:上述文字上未标注发行人名称；发行人的名称也在以下文字中标出。发行人标注常见错误:上述文字上未标注发行人名称。它是公文处理的一个流程和必要环节。如果只有一个发证机构，应由该机构的负责人签署；联合行文的情况下，各单位负责人要签上名字，这叫会签。在公文写作中，任何情况下都不需要签发人。
上端空白较多，以便上级领导签批意见。因此，以下文字不能标有发行人名称，在发行人的位置上，用“发行人”一词来表示。报告的官方文件是其中一个要素，它是上行链路中文本格式的基本要素之一，这样可以清楚地表明文件签发人的身份，便于读者识别和查阅。眉毛包括签发机构的身份、签发文件的编号、保密级别和期限、紧急程度、签发人和其他要素。
