发文字号由发文机关的收发机构统一编排。文件编号应包括机构代字、年份代码和文件序号；联合行文时，一般以主办机构为主体编制文号，题目是《宋体小二字》，例如，国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定了国家行政机关公文的主题词，联合撰写:当多个组织联合撰写时，只需注明主办组织的文件编号。
文件编号位于发证机构的标志和红色反向线之间。发文机关应当在下方空白处标注，发文机关认为必要的，也可以不分类编制文件份数，如国务院文件。引用标准:引用公文时，应先引用标题，再触发文号，并注明发布机关和年份。邮戳为全角冒号；标题用小标签写，“主题词”用粗体写。这里需要注意的是，“主题词”与标题中使用的字体不同。
本标准规定主题词标注在左上方方框内，正文为宋芳3号。刊号的目的是准确掌握公文的印刷份数和分发范围及对象，它被称为“红头文件”，因为它的标题是红色字体。对于，年份应为公历年，由四个阿拉伯数字标识并置于括号“【】”中；序号不是虚构的（即宋体仿制品居中排列；年份，格式如下:号码位置为仿宋四号。
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