电子文件的归档过程从电子文件的形成和处理部门生成电子文件开始，到档案部门收到归档信息包结束。整个过程可分为文件收集、文件整理和文件移交，电子签名、PDF智能转换、修改和标记等特色应用，，从安全、易操作的角度出发，全力护航电子公文环境，化解电子公文安全问题，打通电子公文从印章到内容的最后一公里。
完成组件的电子文件编号应在正式文件签署过程中进行，以确保文件编号的唯一性和完整性。同时，官方文件中涉及的机密或敏感信息应保密，以避免泄露给无关的收件人。在处理官方文件的过程中，接收和发出文件都必须经过单独的程序。明确如何妥善处理收到的来信根据收到来信的不同情况，采取不同的处理措施:（1）收到来信后，认真研究公文处理的有关规定和做法，就是否适合书写提出建议并报领导阅批。
现在可以进行电子传输，动态监控收发文件的过程，了解进展并很好地进行干预，以减少信息流通的风险。是的，官方文件的合法投递方式是通过邮局信件，然后投递手稿。第二阶段:收文，即对收到的文件进行分类筛选后，指定相关人员根据文件的重要程度、各部门职责分工和相关程序，分发给相关领导和相关部门工作人员阅读处理。
在接收阶段，秘书部门通过计算机从各个方向自动显示、分类、查询和跟踪公文的登记、分发、审查、处理和归档五个环节。这一阶段工作的主要任务是阅读和分析收到的文件，秘书处各部门或相关部门的负责人已认真阅读和分析了正式文件，“抄送:上级单位，需要注意的是，在列出接收单位时，必须确保准确性，避免漏写或错写。
