对于小规模的企业和公司，红头文件的文件编号可以由年号和序号组成。但当企业规模较大时，应由部门分类或管理分类（如质量、运营、生产等）组成，）、年份号和序列号，例如，、和中的文件由中国保险监督管理委员会发布，商业通知有时以书面形式发布，但它们不是正式文件（明显的标志是没有正式文件编号）。有时它直接写在（或贴在）单位内部的公告板上，而没有单独的文件，交易通知的格式，包括标题、标题、正文和签名，①标题:写在第一行的中间，你可以只写“通知”。
第六，公文中的标题序号可以依次选用中文小写数字和阿拉伯数字。第七，与旅行笔记相关的文件应按要求使用大小写字母的汉字。在理解和掌握上述使用数字的基本规则的基础上，还应注意养成严谨、细致、谨慎的写作风格。。但是只能有一个文号，会有一个主单位负责，其他单位配合。如果是各类政府单位，那么这种带有“组织者”的登记簿可能是不正规的。通常，收文登记的内容包括时间、单位、文件名称、文件编号、份数、序号等需要填写的事项。
编号一般按照部门每年发布文件的顺序编制。签发人应填写部门负责人姓名。紧急程度的书写位置没有统一要求。为了醒目，往往写在标题或编号的左侧或页眉的右上角。有时紧急程度并不单独标明，而是放在标题中公文类型的前面，如《国务院关于控制各单位上年存款余额的紧急通知》。
在公文写作中，一般使用结构层次:第一层次是““，第二层次是“（1）“，第三层次是““，第四层次是“（）“。在一些文章中，表达文章的结构层次也很有用。公文写作中，落款和日期要用阿拉伯数字书写，如、、等，书写日期一般在正文下方留空，右侧留空，并印上字、用、仿宋体。签发单位的签名与书写日期中间的日期对齐。官方文件必须注明签发日期。
拨款公文格式绥中农电局，2005，X，X，关键词:综合奖评审通知，绥中农电局行政办公室，2005年4月9日，共打印xx稿:校对:信函（1），按文字规范分类，公函:格式较正式，标题按一般公文格式书写。详见《国务院关于印发〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发【】）。谁有13种公文写作风格？12、会议纪要。会议纪要的概念是党政机关用来记录重要会议的主要精神和约定事项。
