狭义公文的适用范围包括一般公文和特殊公文。包括文件排版、文件纸张和装订要求，常见的公文写作格式及示例常见的公文包括信函、通知、报告、指示、通知和规定的写作格式，因此，必须防止官方文件的范围被随意扩大，公文格式——即公文的规格和样式，现代公文，公文格式一般包括:标题、主送机关、正文和附件。
公文是在公务活动中形成和使用的文件，没有公务活动就没有公文。秘书公文写作基础知识是在公务活动中形成和使用的书面材料，是方针、政策、法律法规、政令和信息、情况的执行者和载体，是机关实施管理的基本手段和重要工具，在下达命令、汇报信息、沟通信息等方面发挥着重要作用。普通官方文件也称为非机密文件。
法定机关和组织以公文为实现职能的基础；公文必须反映和处理公务。指导、安排和协商工作、汇报情况和交流经验的重要工具。因此，公文的类型和样式取决于公文的性质和公务活动的内容和方式。它是领导管理和官方活动的重要工具。公文写作一般不用口语、方言或俗语，使行文庄重；适当地使用一些文言词语和成语，将写作与写作结合起来，更加简洁和严肃。
它和体裁是公文外在形式的两个重要方面。涉密公文作为传达贯彻党和国家方针政策，联系处理各级机关公务的工具，体现组织意志，表达组织意见，表现组织活动的行为目的，但是普通文件不是谁都能传阅的。它直接关系到公文的效力，广义来说，除了上述常见的公文类型。指文档中每个组件的组成。
