各单位都有自己的文件材料归档范围和保管期限表。如果该文件在归档范围内，则必须归档，需退回的公文:绝密公文、有重大错误和遗漏的公文、责令撤销的公文、仅用于征求意见或审查的公文，归档是公文处理过程中的一个重要环节，是将现有文件转化为档案的基础，一般每个文件是一个，其中一个包含多个文件:文件的原始版本和最终版本是一个（如果重要文件，如法律法规，需要保留以前的修订版本，则原始版本和以前的草稿，包括最终版本，各是一个）。
归档文件的组织。定稿，也称为手稿。文件以“件”为基本单位进行分类和归档。除了少数征求意见的文件外，草案一般不会发出，也不需要备案。对存档文档进行排序时，文本排在前面，附件排在最后；原版在前面，最终版在后面；先转发文字。归档应保证纸质文件和电子文件的协调统一。一般每份文件为一件，文件正本和定稿为一件，正文和附件为一件，正本和副本为一件，转发文件和被转发文件为一件，报告、花名册、图集等书籍为一件，沟通和回复可以为一件。
归档应符合文件一体化管理的要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。对于一些特别重要的文件，许多草稿是经过反复修改后产生的，它反映了文件的形成过程，具有参考价值并可以存档，立卷归档:凡是反映本机关工作活动并具有调查利用价值的公文，都在美观文书的范围之内。（三）上级机关和本级机关认为需要本机关执行的文件和材料；下级机关报送的重要文件和材料；（四）对本机关工作有参考价值的其他文件和材料。
