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公文定稿需要归档吗为什么,最终文件

来源:整理 时间:2024-11-07 07:46:46 编辑:爱普客 手机版

各单位都有自己的文件材料归档范围和保管期限表。如果该文件在归档范围内,则必须归档,需退回的公文:绝密公文、有重大错误和遗漏的公文、责令撤销的公文、仅用于征求意见或审查的公文,归档是公文处理过程中的一个重要环节,是将现有文件转化为档案的基础,一般每个文件是一个,其中一个包含多个文件:文件的原始版本和最终版本是一个(如果重要文件,如法律法规,需要保留以前的修订版本,则原始版本和以前的草稿,包括最终版本,各是一个)。

定稿需要归档吗为什么,最终文件

归档文件的组织。定稿,也称为手稿。文件以“件”为基本单位进行分类和归档。除了少数征求意见的文件外,草案一般不会发出,也不需要备案。对存档文档进行排序时,文本排在前面,附件排在最后;原版在前面,最终版在后面;先转发文字。归档应保证纸质文件和电子文件的协调统一。一般每份文件为一件,文件正本和定稿为一件,正文和附件为一件,正本和副本为一件,转发文件和被转发文件为一件,报告、花名册、图集等书籍为一件,沟通和回复可以为一件。

归档应符合文件一体化管理的要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。对于一些特别重要的文件,许多草稿是经过反复修改后产生的,它反映了文件的形成过程,具有参考价值并可以存档,立卷归档:凡是反映本机关工作活动并具有调查利用价值的公文,都在美观文书的范围之内。(三)上级机关和本级机关认为需要本机关执行的文件和材料;下级机关报送的重要文件和材料;(四)对本机关工作有参考价值的其他文件和材料。

文章TAG:归档公文文件定稿一件

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