份数是指正式文件印刷本的序号。解析:份数是指公文印刷份数的序号,序列号是每个文档的序列号,按规定,机密公文应标上编号,并非所有正式文件都需要编号。正常情况下,机密文件应标有编号,“文号”又叫文献号,是一份文献总印数的二级流水号(陕西人民教育出版社出版的《实用文献词典》),国家行政机关公文格式(GB/T)。
根据国家标准,机密文件应标有编号。秘密级不加编号,但秘密级和绝密级文件应加编号,也就是说,秘密、机密和绝密文件需要标上编号。当然,如果发证机关认为有必要,也可以为不保密的文件准备一个编号,《党政机关公文格式》规定,如需标注编号,则打印此文件,后接编号,编号不重复,并进行分发登记,即哪个编号发给谁。