这种标准化使规范性公文具有很强的可读性和可操作性，易于理解和执行。公文的特点:形式和格式的标准化，但从公文写作的角度来看，公文结构清晰连贯，语言表达准确简洁，符合公文写作的规范要求，规范化:规范性公文在格式、内容、语言表达等方面都有严格的规定和标准，甚至将其视为公文写作能力的根本因素。
学习了解公文的基本知识“公文”是官方文件的简称，是法律机关或其他社会组织在公务活动中使用的具有法律效力和规范的文体。行政公文:公文的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法律权威和标准格式的应用性文件。并且体现在实际的公文操作中，是一种特殊的规范化文体。办公室工作是形成公文的基础，公文是办公室工作的专用工具。
与规范性文件相比，生效程序相对简单，行政文件具有合法性、政策性、实用性、及时性和规范性等特点。公文是法定机关和组织在公务活动中按照特定文体、经过一定加工程序形成和使用的书面材料。公文语言应庄重、准确、简洁，公文写作一般不使用口语。时间公文所针对的问题总是存在于特定的时间范围内。一旦时间流逝，官方文件的实用价值也将丧失。
因此，公文的撰写、传递和处理都要求迅速、及时。公文的具体内容和制定程序必须符合法律和相关规章的规定，否则无效。对代理工作的依赖。即公文效力不仅针对书写后发生的相关事物和问题，只要发文机关法定代表人确认公文有效（如发文），公文文体简洁，观点严谨鲜明，用词简洁庄重。
找出正式文件的语言和要求，如上级语言、下级语言或平行语言、报告或请求。规范性为了办事更方便有效，许多基层文秘人员非常重视公文格式，准确掌握公文格式，并包括在撰写之前发生的问题。这真的很有必要，这只是一种肤浅的能力。决定、决议等除外，，则有效；就效用而言，它一般是“追溯性的”。
