官方文件中的第一个地名和单位名称已使用全称。公文中的省略应以准确、理解和不误解为原则，不能直接用于公文，主送机关指公文的主受理机关，即负责主办或答复公文的机关，其应使用全称或规范简称和通用名，非规范简称是指临时性简称，其一般要求是:公文中的名称、地名、单位名称、时间一般用全称，地名、单位名称也可用规范简称。
一般用于平行文本或涉外公文。填写负责人项目时，一般应使用全称或通用简称。注意不要使用“总部”、“局”和“公司”等含义不清、难以判断的缩写。它在实用文本中广泛使用，可以用来指代人、单位或事物。例如，一个文档的编号是“，这意味着它是第一个文档；另一个文档的编号是“”，这意味着它是第二个文档。添加后面表示的单位的缩写。
并注明缩写。这可以在您的组织和其他部门的办公室中找到。文件责任人是指签发文件的组织或个人，即文件的签发机关或签署人。要求（发证机构的标志）是全称或标准化缩写。在公文写作中，“你局或你单位”和“你局或你单位”的使用既有特殊属性，又有通用（或互操作）属性。主要发送机构是您想将文件发送给谁以及谁将接受它。不存在缩写的问题。
作用:在实际使用中，为了简洁和便于书写，人们经常将份数称为“份数”，以节省空间和便于识别。即首次使用全称的，主送机关应当标注主送机关的全称或者主送机关的规范简称，主送机关和抄送机关是公文格式的重要内容。第三人称是“该”，第二人称是“贵”和“您”，“贵局或贵单位”体现了尊敬、尊重、礼貌和尊称等情感因素，一般用于上级局和单位。
