选择公文的原因主要有三个:一是看作者与主要收件人的工作关系；二是看作者的法律权威；三是看写作目的、写作要求和表达公文主题的需要。公司常用的公文有十种，如果双方之间有需要协商或批准的事项，信件是用来在同级部门之间发送文件的，因为官方文件也显示了一种尊重，上级一般用通知写下级，同级或不隶属于上级的部门之间用信函写上级的指示、报告、报表等。通常用于较低级别的书写。
公文有严格的写作程序，出错会闹笑话。首先，我们应该了解信函的目的，信函是指没有上下级关系的单位用于相互协商、询问和回答问题的官方文件。在互不隶属的机关之间，上级机关不能向下级机关发送命令和指导文件（个别谕令除外），下级机关也无需向上级机关发送指示和报告。信函是无隶属关系的单位之间联系工作的一种文体。
（通知，公告。任何未向公众披露或仅在一定范围内披露的信息、经验、技术和资料，都是公司内部一个严密的运作网络，存在上下级关系或平行关系，不适合“信”的文本风格。这不是乙方因工作信任而获得或交换的某城市某公司分公司的经营管理问题。你想写什么就写什么。关键是对方已经同意了这件事，因为寄信只是书面文件的问题。如果对方不同意，怎么写信都没用。
建议如下:如果上级对下级使用“意见”和“通知”；以下级别的高一级写作使用“请示”。包括施工和商业计划、重要会议内容、重要官方文件、投标方案、技术方案、财务数据和营销策略，（请示:请示上级批准，用“请示。
