如开设阅览室，指定固定时间阅读公文；利用各种会议传达公文精神；复印公文副本，增加公文数量，加快分散阅读速度；利用内部出版物发布官方文件以供阅读；使用计算机网络、电视、传真等现代技术手段和通讯设备。分发官方文件，文件传阅范围按沟通中的规定执行，领导传阅是指组织将文件送交有关领导和部门阅读。
同时注意以下要求:各级文件接收后，文件管理员应及时整理登记，附文件传阅单交办公室主任阅批。处理完成的正式文件。传来传去，就是传给别人看。组织传阅、催签、登记、分办属于第一阶段:公文的接收分流阶段；传阅属于第三阶段:组织传阅、督促调查，即机关领导或部门负责人对公文的处置提出意见。
正确组织文件流转，让更多的人在最短的时间内获取信息，保护文件安全。办公室主任阅批后，交主要领导阅批，办公室按指示办理。即由相关工作人员根据批办意见具体办理公文所针对的事务和问题。第一阶段:接收和分发官方文件。就是涉及到一些机密文件。此类文件只允许由安全局等行政部门传送给A局，然后回收，再由安全局等部门传送给B局，但不允许A局直接传送给B局..
老师，批日记，批“流通”。即承办人应当在备案的公文承诺书上背书，这一阶段工作的主要任务是正确接收有关各方的正式文件。根据查询相关信息显示，以方便及时有效地处理文档并提高运行文档的效率，收寄邮件的一般程序为:收寄、启封、登记、收寄:在履行确认、清点、核对、查验、签注等规定程序后，由机关设置的对外收发人员和通信人员从签发机关、邮政部门、机要通信部门调取。
