各类公文都有明确规定的格式。公文具有规范的结构、格式和行为:公文具有一定的格式和规范，可以规范行为，确保组织或个人的行为符合相关要求和规定，公文规范化是指公文的格式、内容和术语必须符合国家和地方的相关规定，同时还需要符合机构/企业的内部规章制度和行业标准，在实际操作中还应遵守常识和礼仪等基本规范，以确保公文传达的信息全面。
它具有规范人们行为的作用。党政机关公文格式是国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会发布的关于公文格式的通用纸张、排版、印刷和装订要求、各要素排列规则等的国家标准。它是党政机关公文规范化的重要依据。公文的具体内容和制定程序必须符合法律和相关规章的规定，否则无效。
公文是法定机关和组织在公务活动中按照特定文体、经过一定加工程序形成和使用的书面材料。公文语言应庄重、准确、简洁，公文写作一般不使用口语。公文又称文件，是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的，按照规定程序办理并在法定范围内使用的具有法律效力和规范文体的文件。
公文具有特定的效力，用于处理公务；公文具有行政机关赋予的特定效能和影响力；内容和程序的合法性:公文的具体内容和制定程序必须符合法律和有关规章的规定，否则无效。传达信息:公文作为一种正式的书面文件，用于传达重要信息、决定或文件要求，并确保信息的准确传递和理解，公文的格式一般包括:标题、主送机关、正文、附件、签发机关（或加盖公章）、签发时间、抄送单位、文号前缀、公文编号、密级、紧急程度、阅读范围等。
