公文的每一种语言都有固定的适用范围，三种通用和半通用语言的适用范围并不完全相同。公文标题由三部分组成:发文机关、发文事由和公文种类，公文必须根据内容和需要准确使用文种，如附件不能与公文装订在一起，在三种语言中，向下的官方文件用于安排工作和众所周知的事项，这种独特语言的适用范围是不可替代的。
附件应与公文正文装订在一起，不能误用。公文的基本格式公文的格式一般包括:标题、主送机关、正文、附件、签发机关（或加盖公章）、签发时间、抄送单位、文号、密级、紧急程度、阅读范围等。党政军机关的公文，公文正文应在主送机关名下L行，每自然段留空。如果所附的正式文件有附件，应在文本下留出L行空白。
紧急性这是对公文送达和传递时限的要求，可分为“紧急”、“特急”和“特急”。机密公文也要按份数编号，印在文件头左上方，以便核对和清退。标明紧急程度的目的是引起特别注意，以确保正式文件的及时性。主要的机密官方文件可分为15种类型，即命令、决定、公告、通知、动议、请示、报告、通知、公报、决议、意见、信函、答复和会议记录。其中，命令适用于法律法规和行政强制措施，请求适用于向上级机关报告工作和答复。
把握通知的特点:通知是上级机关向下级机关传达指示、批转和转发下级机关的公文、转发上级机关和非直属机关的公文、有时通知有关单位需要知道或共同执行的事项的并列用语。通知是使用最广泛的，不能返回数字和年份。平行文:指平行机关或非附属机关之间发布的文件，主要是信函，此外还有议案、公告、通知、通知、纪要、意见等。
