大多数官方文件都在签名处盖章。为防止出现空白印章，应将发证机构名称（简称）按盖章顺序排列在相应位置，并在其上加盖或套印印章，主办机构的印章在前面，并注明最大行数，首先，将要使用的印章覆盖在一张白纸上，然后扫描成图片，并借助各种截图工具将每个印章截取并保存为图片文件，其次，打开图片签名软件，点击右侧的“添加新印章”。
公章有两种:上一种是下弧无文字的印章，专用章直径的三分之二至四分之三在出版日期中心线以上；在中套中，当印章的下弧中有字符时，印章的中心落在出版日期的中心线上。以上方法都不可行，最可行的方法是第一步:将印章图片放在需要盖章的word页面的印章处。将印章平放在印刷台上，蘸取少量印刷油墨，在错位的多页文档侧面按压印章十几秒钟，待印刷油墨干燥后将多页文档恢复原状。
取出印章，在多页文档的交错边加盖公章，选择一个合适的位置，静置一会儿，直到墨水变干。最新的国家标准公文格式要求印章的下边缘应覆盖日期。将制作好的透明背景印章图片插入Word。印章都排列在中心。再次展开多页文档的侧面，检查图章是否完整，以及是否有缺封面的页面（如果有）。右边最后一排封条是空的，
当红头文件有多页时，应采用以下步骤进行盖章:使用回形针固定多页文件，以确保每页均匀露出一小部分。在印章图片上单击鼠标右键，在菜单中单击“文字环绕”，在子菜单中单击“浮动在文字上方”，第二步:右键单击图片，设置图片格式-布局-文本行。第三步:在图片属性中点击“设置图片的透明颜色”，如果签发机构的签名和签名日期上没有盖章，签名和签名文本将只有空白。
