文件准备环节文件准备环节是文件管理的基本流程，包括起草、审核、批准、签发、发布和归档六个环节，是保证文件质量和效率的重要保障。签发文件时，必须建立签发文件登记簿，并严格履行接收人的签字程序，公文处理程序包括两个部分:收文处理和发文处理，紧急文件或重要文件应由专人催交，公文处理程序包括两大程序:收文处理和发文处理。
（3）一审接收单位应当从以下几个方面对来文进行审查:来文是否应由本单位处理，是否符合行文规则，语言和格式是否符合要求，其他单位职权范围内的事项是否经过协商会签，是否符合起草公文的其他要求。起草环节起草环节是公文起草的第一步。回执是指从外部接收并送达机关单位的公文、资料，包括文件、电报、信函、内部出版物、材料和其他书面材料。
收文处理是指文件部门收到文件和资料后，在机关内及时操作，直至阅文完成的全过程。处理完成的正式文件。回执处理的一般过程是指对来自机关外部的公文进行处理和管理的活动。收文处理的一般程序为:收文、外收登记、启封、内收登记、整理提取，即公文加盖公章，是公文生效、取信的证明。
公文是法律机关和组织在公务活动中按照特定的文体并经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，也称为公文。公文语言要庄重、准确、简洁，回复:公文办理结果应及时回复发文单位，并按要求通知相关单位。请示更重要，与报告有三个主要区别，请示应该是一回事；报告可以是一篇文章或几件事情。
