在处理官方文件的过程中，接收和发出文件都必须经过单独的程序。（4）内部收文登记:收到公文后，内部收文人和收文人应做好详细的收文记录，回执处理的一般过程是指对来自机关外部的公文进行处理和管理的活动，签发文件的主要程序是:（1）审查，签发机关负责人签署批准的文件，接收文件的程序和方法，文件的种类。
即指定相关人员对收到的文件进行整理筛选后，根据文件的重要程度、各部门的职责分工和相关程序，分发给相关领导和相关部门工作人员阅读处理。记忆公式如下:公文是指公共机构为明确职责、范围、权利和义务，规范、描述和告知管理和处理内部和外部事务、公共服务和管理行为而采用的具有特定文体或文体分类的文件。
公文格式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。接收文件的一般程序为:文件签署、文件登记、审查、分办、文件提取、准备、批办、承办、照会办、组织传阅和催办。公文经审查后，应当确定文号。发文前应对公文的审批程序、内容、文种和格式进行审查；需要进行实质性的修改，正式文件是否严谨规范。
公文归档完成后，应当及时整理（归档）并归档，个人不得自行保存。⑥抽象:文件管理人员对一些要投入处理的重要文件进行归纳和总结。使正式文件在员工中有效流通。民族自治地方的公文可以同时使用汉字和当地少数民族文字。承办人应签署正式文件承诺书，以保存备忘录供进一步调查。相关工作人员根据其意见，具体办理公文所针对的事务和问题。
⑤分办:指相关人员将公文分发给相关领导和相关部门工作人员阅读处理。公文中使用的汉字、数字、外文、计量单位和标点符号，按照国家有关标准和规定执行，公文的归档范围应当确定保管期限，并按照有关规定定期向档案部门移交。各工作环节相对独立存在，有特定的内容和功能，相互联系，排列有序。
