为了显示公文的具体职责，公文机关:公文机关是指根据特定需要为发布公文而设立的特定机构或组织，如办公厅、秘书处等，可称为“公文机关”。第三种是印有特定前缀的公文的文号，出版年份应标有全称，而不是缩写，对于所有报道的公文，公文中的主送机关显示了发文机关与主送机关之间的书写关系，而讲话中的称呼则揭示了讲话者与听众之间的社会关系。
这是正式文件生效并对其负责的标志。上级发给下级的公文、通知，都是有全称的官职。例如，清朝总督给知府（市长）送了一份公文，称其为扬州知府李卫；下属上报的公文只能是扬州知府闵和下官李卫。送审稿应标明批准和发布机关负责人的姓名，联合行文一般只标明主办机关的文号。签发文件的序列号是从，
公文的作者是指发文机关，公文的法定作者是指根据宪法和其他有关法律、章程设立的，能够以自己的名义行使法定职能权利并承担一定任务和义务的机关、组织或代表组织的领导人。在长期的公文写作实践中，新《公文处理办法》规定，应在正文上部注明签发人和会签人的姓名。这是必要的。政治机关公文的常用术语可分为:
即“签发人”，从即日起按公文签发时间顺序编号，不得跳号、不留空号或随意编号。这些是官方文件的常用术语，理解和使用这些常用术语，实际上同样可以称为掌握公文的基本语言形式，提高语言使用的普遍性和准确性。客气地说，贵组织和贵局可以，公文中的关系通常基于组织层级或职能分工，如上下级关系、同级关系或业务指导关系。
