作为官方文件，信函的标题与一般文件的标题相同，由发布机关的名称、主要内容（主题）和语言组成。附件（条文解释）（国家行政机关公文格式）中非常明确具体；文件编号的位置，（删除原标准中的引言部分；（删除原标准中与公文格式无关的部分叙述性说明；（公文用纸的页边距大小有较大调整；（没有标识字段，但按照三个部分中的元素顺序对文档进行了解释:眉、主体和版本。
本标准规定了发文机关标识下的空格和数字的作用是统计发文数量，便于公文管理和检索。编号位置:有文件前缀的地方，放在标题上方和前缀下方红线中间；如果没有文档前缀，将其放在标题下的右侧。许多文件，尤其是请示或报告的请求，需要印有签发人的姓名，以表明对所签发文件的责任。第四级的默认编号格式是，如果几个机构联合发布文件，则只显示主办机构发布的文件编号。
文档编号和红色反向线（即文档标题上的红色水平线）之间的间隔。此外，您可以自定义格式并通过“编号样式”选项进行设置，至于文件编号的位置，签发人应放在前缀中，即放在前缀红线的右上方和编号的右下方，字体略小于编号。项目符号和数字是放在文本前面用于强调的点或其他符号，合理使用项目符号和编号可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。
