对于文号中的年份，党政机关的文号由发文机关的字、年份和序号组成。党政机关新公文格式规定了函件的具体格式，但对文号没有特别规定，也就是说，函件的文号与其他上下文的文号相同，其文号由发文机关确定，不写文号:非正式写法，必须书写文号的情况:对于正式写作，即以“红头文件”格式写作，必须注明文号。
行政公文的文号非常重要，便于归档和查找，也体现了公文的严肃性。严格的官方文件都有文号，除了一些特殊的文件，如报告材料、办公室通知、大事记和一些信件。文件编号由三部分组成:发证机关的字、年和序号。国家行政机关的公文一般由公文名称、文号、签发人、紧急程度、密级等组成。
文件字号使用主写机关的字号，主写机关只能有一个，所以字号只有一个。公文一般由三部分组成:开头、正文和结尾。有明确规定的“（文号）”是在发文机关符号下的两行空格内排列的。在正式场合发表或引用文件时（例如在报纸和期刊上发表），应在标题下方或后面加上括号，以表明文件编号。文档编号位于文件名下方的中间位置，在文件名和分隔符之间。
发文字号由发文机关自行拟定并固定使用。先写标题，然后包括文件编号。文件的年份和序号用阿拉伯数字标记；年份应标有全名。关于监督检查的通知文件（厅字）和教育部办公厅《关于贯彻落实【和。公文写作中介绍信标题要求写的“字号”是什么？介绍信主要有两种形式:普通介绍信和特殊介绍信。
它占文档首页的1/3到2/5，并通过一条水平线与文本隔开。这在国家标准《党政机关公文格式》（GB/T）中用六角括号括起来，例如，根据中共中央办公厅、国务院办公厅的规定，内容包括:标题、正文、结尾、签名和日期，并标注了生效日期。所以有些情况也可以省略，普通介绍信一般没有存根，而是写在中间作为“介绍信”。
