公文最基本的功能是什么？公文是处理公务的证据和依据。这是公文作用最集中的体现，没有这个作用，公文的其他功能就无法发挥，从国家机器的运转到一个企事业单位内部工作的有序开展，都与公文的指挥管理功能密切相关，三是规范行为的作用。传授公文知识，展示公文实例，点评公文错误，规范公文管理，既有必要又有意义。
公文是各级领导机关发号施令的手段，是落实领导和处理公务的工具。公文处理的质量和水平直接关系到政令畅通。公文在实施领导和管理中可以起到规范控制、禁止和组织协调的作用。公文的功能和作用是:颁布法律法规、指导管理、交流信息、宣传教育、协商协调、辅助文件。公文处理的晦涩难懂。
各级党政机关负责特定范围内的组织、指挥和管理，而落实这些责任的基本工具是公文。在党和政府的正式文件中，命令、决定、决议、指示、答复等语言属于命令和管理的下行正式文件。起草一份官方文件并将其发送给收件人需要很多人。整个任务的完成涉及许多人的劳动。作为一个单独的参与者，很难计算他完成了多少工作，在其中发挥了多大作用。
多种机构应用文在不同程度上规定了人们的行为准则和行为方向，特别是法律和行政文件，以及如何与人打交道。当它的目的实现了，它的实际效用消除了，它所记录的内容仍然具有历史证据和依据的作用，简报、报告等。由下属向上级报送也有向上级机关和领导同志宣传的作用，它是保证机关高效协调运转的重要基础，是提高行政效率的重要途径。
