正式书写时，发证机关的签名是加盖公章的，但不必写“加盖公章”字样。公文署名处不签署发文机关名称，只标注成文日期，单个机关制发的公文，会签处不签署制发机关的名称，只标注成文日期；印章应在正文上方，一般来说，复制公文时没有公章，但为了让读者知道这里盖的是公章，所以加了一条注释。
职称是否盖章与职称是否有颁发机关无关。只有在标题有签发机关的情况下，才不需要标注签名；同时，盖章时一般不需要标注发证机关，除非是多个机构共同书写。公文末尾年、月、日中间加盖公章，作为发文机关对公文的有效凭证。联合报送的公文应当加盖主办机关印章；联合下发的公文应在公文末尾的年、月、日中间加盖公章。
公文的落款单位和日期的格式如下:落款单位指签发单位，通常标注在公文最后一行的右侧，签发单位的落款与成文日期中间的日期对齐。单个机关制发的公文，应当在署名处加盖无发文机关名称的印章。签发机构将其写在文本的右下角，也称为签名。签发日期:公文必须注明签发日期，以表明公文何时生效。
只标注书写时间并加盖印章。联名书写时需要加盖两枚印章，所以一般打印的公文，成文日期都是以公文版本打印的，具体时间会确定为公文打印的日期。如果签名办公室仍然签署签发机关的名称，并且不标记书面日期，将导致会议没有日期通过的悖论，也可以加盖印章，不用发证机关书写。书写日期一般在正文下面是空的，请示应该是一篇文章的事，而不是几篇文章的事。
