公函的适用范围主要包括四个方面:（同级机关或者不隶属于同级机关的单位之间的公务联系和往来。（向无隶属关系的业务主管部门申请批准相关事项，（业务主管部门对无隶属关系的事项审批回复，行政单位的部门给下属单位写信，选择通知，但不能使用信函，由同级单位使用，本通知适用于批准下级机关的公文和转发上级机关及不隶属于上级机关的公文；发布规定:传达要求下级机关办理的事项和需要相关单位知晓或共同执行的事项。
开门见山，直奔主题。无论是寄信还是回信，都不要拐弯抹角，避免空话、套话和含糊其辞的评论，语言要规范得体，并体现书信的语言特点。用平和、礼貌、真诚的语言写信，对主管部门要尊重、谦逊，对低级别单位要平和，（来信:平行或非附属单位相互咨询工作，请有关主管部门批准等。，并使用“信”，（会议纪要:传达议定事项和会议主要精神，并要求有关单位共同遵守和执行的，以会议纪要为准。
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