规范化是指应用文的内容结构和文本格式有章可循。应用文主要使用规范的现代汉语，具有程式化、标准化的特点，包括文件排版、文件纸张和装订要求，（正文:官方文件的第一页必须显示正文，官方文件的纸张尺寸。应用文的文本格式有两种，一种是固化和指定的标准格式，如公文格式、司法文书格式、合同格式等。
用于官方文件的纸张一般以纸张为基础，其他是通常的格式。虽然没有严格的规定，但格式相对稳定和一致，如一些会议文件、财务文件和业务文件。规范性公文的结构和语言表达必须完整严谨。（正文。规范性公文写作要求:保持公文的高度一致性；保持文件的高度严谨性；维护文件的组织结构；保持文件的简洁；维护文件的稳定性；保持文件的连续性。
行政公文格式的基本要素包括:确定公文中水平距离的长度单位。公文的格式一般包括:标题、主送机关、正文、附件、签发机关（或加盖公章）、签发时间、抄送单位、文件前缀、公文编号、密级、紧急程度、阅读范围等。应用文的内容结构大体确立。当文本结束时，如果文本的最后一行有更多的空格。
识别文件纵向距离的长度单位。适当使用一些古体词，文章的语言庄重、简洁、严谨，明确阐明约束的对象、程序和范围；明确说明责任、权利和义务的规定和时限；要求应具有实用的检查和测量指标。一般来说，本文结构层次的序数可以依次用“（1）“““（）标记；一般来说，第一层是粗体字。
