例如，在国家行政机关的公文格式中是这样描述的:公文如有附件，附件在正文之后、成文日期之前用“附件”冒号标注。附件名称（如果有多个附件，请在附件名称前添加阿拉伯数字序号）和“附件说明”是指公文附件的序号和名称，这是附件作为公文格式项目的一个要素的识别问题，公文的附件是指附在正文之后、与正文一起印发的书面材料，它们是一些官方文件的重要组成部分，具有法律效力。
但是，由于附加物的性质不同，法律效力也不同。如果一些附件是根据正文的要求实施的，则它们具有与正文相同的法律效力；有些附件只是一些参考资料。格式附件属于公文正文的补充说明材料，部分隐藏注释属于公开内容，一般在公文表面标注。行政公文的附件是正文的一部分，也具有功能和作用。注释只解释说明性词语，没有功能效果。
注释和附件是对主文档的补充，但它们有很大的不同。原则上，附件是文件正文的解释、补充或参考。也可以说文档正文中没有说明，但从文档应用角度应该知道的内容可以以附件的形式标注出来。附件的序号和标题应与附件的说明一致。“因此，附件是公文的重要组成部分。
附件在补充正文中起着更重要的作用，有时附件的内容甚至是官方文件的主要内容，也可能是补充主要部分的图表。附件格式是指随文件发出的相关文件的格式，是规范附件格式的规定，附件的格式与正文的格式相同。使用了“附件”一词和附件序号，内容有所不同，附件的内容有时甚至是官方文件的主要内容，也可能是补充主要部分的图表、统计数据或其他事件；注释只是对发送和阅读官方文件的范围的描述。
