在涉密文件的流转过程中，应对整个过程进行如下控制:涉密文件的编制、印制和阅读必须在安全保密的场所进行；及时清理和销毁印刷过程中产生的样品和存储机密信息的载体。秘密载体的使用和保存有以下保密要求:（使用秘密载体时，应根据密级和发布机关、单位的要求确定知情人范围；应在符合保密要求的办公场所阅读和使用登记和接收程序。
第二条。阅读机密文件必须在办公室或安全保密的地方进行，机密文件应存放在铁柜中；绝密文件必须由专人保管，登记在专门的账册上，存放在专门的柜台。各部门领导应对本部门的保密文件进行有效监督，并根据最新记录对保密工作的落实情况进行不定期检查。在起草保密文件材料的过程中，基本上都是在不确定的情况下进行的，容易形成保密真空，保密程度完全取决于起草者的保密素质。
第三条。学院各部门阅读和处理的机密文件应及时清理。如果起草的文件材料涉及国家秘密，起草人作为保密的承办人，应自觉承担保密和保密责任。（1）领导交办的工作事项，应事先提出保密和保密要求；（二）承办人在《文件报送及签发表》或《保密审批表》中提出保密的具体意见；（3）保密审核员对承包商提出的具体保密意见进行审核；（4）主管领导或授权分管领导签发批文。
机关、单位指定的保密负责人应当熟悉保密业务并明确相应的保密权限。符合涉密岗位工作的基本条件。标注密级和保密期限有利于制定科学合理的保密措施和管理办法，确保保密信息得到安全、合法、严格的保护和控制。及时纠正违反管理规定的行为，记录本部门保密文件的控制情况（查阅、收听、收看涉及国家秘密的信息。
在文件的规定位置，标明分类和分发范围。根据工作需要，原因是确保保密信息的保密性并控制其传播范围，防止信息泄露或被不当使用，维护国家、企业或个人的安全和利益，严重违规者应立即上报。机关、单位负责人可以指定本机关、单位的其他负责人、内设机构负责人或者其他工作人员为保密负责人，正常情况下。
